Pour bien choisir sa machine a affranchir, il est indispensable de se poser les bonnes questions afin de cibler ses besoins car le marché est important et les offres sont nombreuses. En effet, La Poste a agréé 4 fournisseurs dont le leader est Neopost. Ils ont tous des gammes étendues qui se découpent en général en 3 catégories : les tpMAc, très petite machine a affranchir, les machines intermédiaires et celles destinées aux gros volumes.

Quel est votre volume d’affranchissement ?

D’après les normes établies, il y a trois types de machines a affranchir bien distinctes :

• Les tpMAc : très petites machines à affranchir connectées idéales pour des envois de 20 à 30 lettres maximum par jour.
• Les PMAc : petites machines à affranchir connectées conçues pour un volume quotidien allant de 15 à 50 lettres par jour.
• Les MAI : machine a affranchir intelligente, système le plus robuste et ayant une capacité de traitement allant jusqu’à 250 lettres par jour.

Vous devez donc choisir une machine a affranchir de la bonne catégorie pour une utilisation optimale des capacités de votre appareil.

Que devez-vous affranchir avec la machine ?

Une machine a affranchir peut proposer plusieurs types de solutions d’affranchissement :

• envois standards en France,
• envois sécurisés en France et à l’international (avec preuve de dépôt et de distribution),
• envois à l’international (pour les courriers et les paquets ne pesant pas plus de 2 Kg),
• envois de marchandises (pour les colis jusqu’à 30 Kg et les « Lettre Max » jusqu’à 2 cm d’épaisseur et 1 Kg),
• envois de mailings (courriers publicitaires adressés).

Pour l’affranchissement des enveloppes, la machine a affranchir imprime directement sur l’enveloppe. Certains appareils proposent, en plus, une fonction de distribution d’étiquettes pour les colis et les plis épais. Il est donc important, en fonction du type d’envoi que vous réalisez, de bien valider avec votre fournisseur lors de la demande de devis de machine a affranchir que le modèle que vous avez retenu prend en charge l’affranchissement de tous vos envois.

De quelles fonctionnalités avez-vous besoin pour votre affranchissement de courrier ?

Selon le modèle et le type de machine a affranchir, vous pouvez avoir des fonctionnalités différentes dont les plus répandues sont :

• l’impression de votre logo ou de votre texte dans la flamme publicitaire (à côté de la partie réservée à l’affranchissement),
• une gestion multi-comptes pour la facturation de l’affranchissement,
• la mémorisation de plusieurs travaux (selon le type d’enveloppe, vous ne configurez qu’une fois la zone d’impression, la machine le garde ensuite en mémoire)…

Ces fonctionnalités peuvent vous permettre de gagner du temps, d’améliorer la finition de vos envois de courrier… Il faut donc bien vous renseigner sur les caractéristiques de votre machine a affranchir et ses fonctionnalités avant de la louer pour être sûr de bénéficier de l’outil le plus adapté à vos besoins.

Profitez de nos devis gratuits pour machine a affranchir.

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Le secteur de la machine à affranchir le courrier est très réglementé et très surveillé par La Poste dans le cadre de son contrat de Plan avec l’État français. Ce marché est caractérisé par une relation tripartite entre : La Poste, le concessionnaire et le client. Pour mieux comprendre le fonctionnement de ce marché de la machine à affranchir, il est intéressant de faire un point sur le rôle de chacun.

6 étapes dans la gestion d’une machine à affranchir

Tout d’abord, la gestion d’une machine à affranchir comporte 6 étapes dans lesquels tout ou partie des acteurs interviennent :

• L’agrément et l’homologation du modèle de machine à affranchir
• La contractualisation
• L’installation
• La facturation
• La maintenance et le suivi
• La résiliation du contrat

La Poste : acteur obligatoire du secteur de la machine à affranchir

Cet organisme intervient dans 3 des 6 étapes de la gestion de machine à affranchir : l’agrément et l’homologation, la contractualisation et la facturation.

Son service technique valide les machines avant la commercialisation. Il se porte ainsi garant de leur conformité aux normes en vigueur et de l’exactitude de leur pesage des courriers et par conséquent de l’affranchissement effectué.

Ensuite, le service ADV, administration des ventes, délivre un avis d’autorisation lors de la signature du contrat de location de machine à affranchir entre le client et le concessionnaire. Puis, lors de la facturation, ce même service ADV expédie la facture au client concernant l’affranchissement de leurs courriers.

Le concessionnaire : fabricant et loueur de machine à affranchir

Le concessionnaire est un acteur essentiel dans la gestion de machine à affranchir, il est présent lors de toutes les étapes du processus mais à travers des personnes et des services différents.

Tout d’abord, le service R&D ou le bureau d’étude développe les futurs modèles de machine à affranchir. La machine, une fois produite et homologuée, est louée au client par l’équipe commerciale par le biais d’un contrat. Ensuite, le service technique assure l’installation du terminal d’affranchissement pour les appareils ne pouvant être installés directement par le client. Chaque mois, le service ADV envoie au loueur la facture concernant la location. La maintenance, le dépannage et le suivi sont assurés par une hotline et une équipe de techniciens.

Enfin, si le client souhaite résilier son contrat, le service ADV prendra en charge la gestion de cette résiliation et un technicien procèdera au retrait de la machine à affranchir.

Le client : utilisateur de la machine à affranchir

Le client désirant louer une machine à affranchir doit, tout d’abord, signer un contrat de location avec un concessionnaire. Ce contrat est double, il comporte une partie propre au concessionnaire concernant la location et la maintenance de l’appareil et une autre partie pour l’affranchissement qui concerne cette fois-ci La Poste.

Après l’installation de la machine à affranchir, le client réceptionne les factures tous les mois et s’acquitte de leur montant auprès du concessionnaire et de La Poste. Il peut contacter le concessionnaire en cas de besoin (problème technique, panne…), il aura alors à faire avec la hotline ou un technicien qui se déplacera sur site.

Pour résilier son contrat de location de machine à affranchir avant son terme, le client doit obligatoirement en aviser le concessionnaire par courrier.

Pour connaître les procédures exactes, n’hésitez pas à en faire la demande aux différents concessionnaires qui vous intéressent lors de votre demande de devis de machine à affranchir.

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Les machines à affranchir servent bien évidemment à affranchir, mais pas seulement. Selon les modèles et les gammes, elles ont des fonctionnalités différentes qui peuvent vous être utiles et vous faire gagner du temps. Voici quelques exemples de fonctionnalités qui comptent parmi les plus répandues.

Impression de flamme publicitaire par les machines à affranchir

Les machines à affranchir sont des appareils permettant un affranchissement autonome de vos courriers. Elles impriment directement sur l‘enveloppe une empreinte reprenant les éléments obligatoires liés à l’affranchissement : la valeur, le numéro de timbre de la machine (2 chiffres + 1 lettre), le bureau de poste d’attache, la mention postale. Elles peuvent, en plus, imprimer une flamme publicitaire. Cette flamme est une zone à gauche de l’empreinte dans laquelle vous pouvez insérer un logo ou un texte de votre choix. Les machines à affranchir impriment ce texte ou ce logo en même temps que les informations d’affranchissement à chaque enveloppe ou à chaque étiquette pour un colis. Cette fonctionnalité professionnalise la finition de vos courriers et développe votre image. Vos lettres deviennent un véritable support de communication externe.

Les affranchisseuses avec de la mémoire

Certains modèles de machines à affranchir proposent la mémorisation de plusieurs travaux. Cela vous fait gagner un temps précieux car les tâches d’affranchissement se font en automatique. En effet, vous devez paramétrer la machine à affranchissement pour un format d’enveloppe. Si vous changez de format, il faut la reparamétrer et ainsi de suite. Ces modèles de machines à affranchir dotés d’une mémoire gardent les informations de paramétrage de leur première tâche et enregistrent celles de la 2^e, de la 3^e… Vous changez rapidement la configuration d’impression de l’empreinte et vous pouvez passer d’un format d’enveloppe à l’autre sans perte de temps.

Les machines à affranchir et la gestion multi-comptes

Certaines machines à affranchir propose une gestion multi-compte pour la facturation de l’affranchissement. Cette fonction avancée simplifie votre gestion comptable, vous imputez directement sur la machine le montant de l’affranchissement d’un courrier ou d’une série sur un compte utilisateur. Parmi les fournisseurs, certains proposent également des statistiques et un suivi en temps réel de votre consommation via une plate-forme logicielle.

Si ces fonctionnalités vous intéressent, pensez à comparer les modèles de machines à affranchir et même à faire plusieurs demandes de devis de timbreuse.

Commencez donc dès maintenant votre demande de devis gratuits pour des machines à affranchir.

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Une machine a affranchir le courrier est une solution d’affranchissement autonome qui est proposée uniquement à la location. Lors de la signature du contrat, vous vous engagez à payer au concessionnaire un loyer mensuel et à payer à La Poste tous les mois le montant correspondant à vos affranchissements. On peut donc découper les coûts de revient de ce système en 3 parties : le prix d’accès à la solution de machine a affranchir le courrier, le tarif mensuel de la location, d’une part et d’autre part de l’affranchissement.

Le dépôt de garantie pour une machine a affranchir le courrier

Parfois, La Poste peut demander lors de la signature du contrat  d’utilisation de machine a affranchir le courrier ou en cours de contrat, si celui-ci l’autorise, un dépôt de garantie. Le montant de ce dépôt peut être au maximum égal au montant de 2 mois de consommation moyenne prévisionnelle ou constatée. En cas de variation significative du volume d’affranchissement, ce montant peut être réévalué. Au terme du contrat, ce dépôt de garantie est restitué au client s’il s’est acquitté de l’ensemble des sommes dues.

Le prix de revient de la location de machine a affranchir le courrier

Ce tarif d’un location de machine a affranchir le courrier est propre à chaque concessionnaire et varie en fonction de plusieurs paramètres :

• Le modèle de la machine (tpMAc, PMAc ou MAI)
• Les options souscrites : balance…

Pour avoir une idée exacte du tarif que vous devrez payer au concessionnaire, rien de mieux qu’une demande de devis de machine a affranchir le courrier. Si vous le souhaitez, vous pouvez même en faire plusieurs et comparez ensuite les différentes offres des différents concessionnaires. Toutefois, faites attention à bien regarder également les fonctionnalités du terminal d’affranchissement car les fournisseurs ne proposent pas forcément les mêmes outils.

Le coût de l’affranchissement avec une machine a affranchir le courrier

Tous les mois, La Poste envoie à chaque entreprise possédant une machine a affranchir le courrier une facture. Le contenu de cette facture est découpé en 3 éléments :

• La consommation du mois précédent en affranchissement aux tarifs en vigueur dans les conditions générales de vente

• Les éléments récurrents : des frais de gestion mensuels sont ajoutés pour les utilisateurs de tpMAc (1 € TTC) et une remise est accordée pour les utilisateurs ayant un gros volume d’envois (1 % si le montant mensuel est de 400 fois supérieur à la valeur d’affranchissement au 1^er échelon de poids de la Lettre Prioritaire au tarif en vigueur)

• Les éléments ponctuels : il y a deux types d’éléments ponctuels, tout d’abord les frais de mise sous scellés et de levées de scellés de la machine a affranchir le courrier en cas de litige (33,54 € TTC dans les 2 cas). Ensuite, en cas de non remise de la fiche mensuelle de dépôt, La Poste peut facturer à l’utilisateur des frais de collecte (16,77 € TTC).

Il faut noter que sur une machine a affranchir le courrier de type MAI (machine à affranchir intelligente) certains types de courrier ou de colis sont assujettis à la TVA.

En plus de ce coût lié à votre affranchissement, votre facture de La Poste peut contenir un autre montant : celui de la redevance postale. Si avec votre machine a affranchir le courrier, vous personnalisez vos enveloppes avec une flamme publicitaire apposée à côté de l’empreinte alors vous devrez payer la location de cet espace (une part de ce montant sera reversée à La Poste et l’autre part au concessionnaire).

Profitez dès maintenant de nos devis gratuits pour une machine a affranchir le courrier.

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Avec une machine à affranchir, vous pouvez réduire sensiblement vos coûts d’affranchissement. En plus de cette réduction des dépenses, ce système vous confère d’autres avantages : meilleure finition de vos envois pour une meilleure image de votre société, une simplification de votre comptabilité sans avance de trésorerie. Découvrez tous ces avantages et laissez vous convaincre par les machines d’affranchissement !

Grâce à la machine à affranchir, pesez et affranchissez au centime d’euro près !

Une machine d’affranchissement courrier vous permet de ne payer que ce que vous envoyez. Un appareil connecté à une balance pèse votre courrier pour un affranchissement au plus juste. A chaque lettre ou colis, le prix du timbre est calculé en fonction de son poids au gramme près. Ainsi, fini le sur-affranchissement. Selon vos envois et leur poids, cela peut représenter une économie de l’ordre de 5 à 30 %. Attention, la balance n’est pas toujours incluse dans l’offre du concessionnaire, parfois elle est en option. Il faut donc bien valider cela lors de votre demande de devis en système d’affranchissement car l’ajout de cette option représente une augmentation du prix de revient mensuel.

Joignez l’utile à l’agréable : affranchissement et communication externe

La personnalisation des enveloppes est une option payante proposée conjointement par La Poste et les fournisseurs de machines à affranchir. Sous condition que vous vous acquittiez d’une redevance, vous avez la possibilité d’imprimer sur l’empreinte à côté de l’espace réservé à l’affranchissement un texte ou votre logo. On l’appelle flamme publicitaire. La finition de vos courriers ou colis est ainsi plus professionnelle et vous véhiculez à chaque envoi l’image de votre entreprise. Ce coût supplémentaire peut donc sembler dérisoire en comparaison de l’impact que cette flamme publicitaire peut avoir sur votre image et/ou votre notoriété.

Vous ne payez plus vos timbres à l’avance !

En tant qu’entreprise, pour votre affranchissement vous avez 3 solutions : le dépôt en bureau de poste, l’achat de timbres d’avance avec dépôt en boite aux lettres et la machine à affranchir autonome.

Sans machine d’affranchissement, vous pouvez aller déposer vos courriers tous les jours ou plusieurs fois par semaine à  La Poste et réglez sur place le montant de vos timbres. Vous perdez un temps précieux  à y aller, à faire la queue… Vous payez au fur et à mesure vos dépenses d’affranchissement et n’avez par conséquent aucune visibilité.

Pour éviter de perdre du temps, certains achètent des timbres d’avance. Avec ce système d’affranchissement, vous faites vos courriers et collez un timbre que vous avez acheté préalablement, il ne vous reste plus qu’à les déposer à la boite aux lettres de votre choix. Vous devez donc avancer une partie de vos dépenses d’affranchissement.

Avec la machine à affranchir, vous ne payez plus vos timbres à l’avance, vous réglez vos consommations d’affranchissement courrier le mois suivant. Votre appareil est connecté et transmet directement les informations directement à La Poste. Vous gagnez du temps et de l’argent ! Vous avez une grande visibilité de votre consommation et vous conservez votre trésorerie.

Pour réduire vos coûts d’affranchissement, commencez ici votre demande de devis en affranchissement.

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